การออกใบเสร็จของโปรแกรมคือการคำนวณ เรียกเก็บค่าหุ้นจากข้อมูลทะเบียนสมาชิก และเรียกเก็บชำระหนี้จากทะเบียนสินเชื่อ(เงินกู้) และอื่นๆ โดยใบเสร็จจะแบ่งออกเป็น 2 ประเภทใหญ่ๆคือ
1.การออกใบเสร็จประจำงวด
คือการคำนวณออกใบเสร็จให้กับสมาชิกทุกคนด้วยการประมวลผลใน 1 ครั้ง ทั้งนี้เจ้าหน้าที่สามารถเลือกประมวลผลออกใบเสร็จเฉพาะหน่วยได้ด้วยเช่นกัน
1.1 การเข้าสู่โปรแกรมประมวลผลออกใบเสร็จประจำงวด
– กดเลือกเมนู “ฝ่ายการเงิน” และเลือก “คำนวณออกใบเสร็จประจำงวด”
1.2 การประมวลผลออกใบเสร็จประจำงวด
การประมวลผลออกใบเสร็จประจำงวด จะแตกต่างกับการประมวลอื่นๆ เนื่องจากการประมวลนี้จะมีผลต่อการเปลี่ยนแปลง ฐานข้อมูลหุ้นหนี้ของสมาชิก(เพิ่มหุ้นลดหนี้犀利士 ) โปรแกรมจึงทำการล็อควันที่(เป็นรอบ) และการเลือกสมาชิกเพื่อประมวลผล
แต่ทั้งนี้เจ้าหน้าที่สามารถแก้ไขตัวเลือกในการประมวล(กรอบเขียว) ได้ด้วยการกดปุ่มแก้ไขข้อมูล(กรอบแดง)
แต่จะไม่สามารถประมวลผลโดยใส่วันที่ย้อนหลังกว่าวันประมวลผลครั้งล่าสุดได้
การประมวลผลออกใบเสร็จประจำงวด มีผลกระทบกับข้อมูลเป็นวงกว้าง ซึ่งหากผิดพลาดจะยากในการแก้ไข ดังนั้นในการใช้งานจริงจึงควรสำรองข้อมูลก่อนจะทำการประมวลผล
ในโปรแกรมเวอร์ชั่นเต็ม โปรแกรมจะทำการสำรองข้อมูลไว้เองโดยอัตโนมัติ เพื่อป้องกันความผิดพลาดของเจ้าหน้าที่ หากเกิดความผิดพลาด เจ้าหน้าที่สามารถโอนข้อมูลก่อนประมวลผลกลับได้ด้วยตัวเอง
2. การออกใบเสร็จพิเศษ
การออกใบเสร็จพิเศษนั้น จะเป็นการออกใบเสร็จทีละใบ ให้กับสมาชิกทีละคน ในกรณีที่สมาชิกมีการมาชำระค่าหุ้น หรือหนี้ พิเศษที่นอกเหนือจากการเรียกเก็บประจำงวด
2.1 การเข้าสู่โปรแกรมออกใบเสร็จพิเศษ
– กดเลือกเมนู “ฝ่ายการเงิน” และเลือก “ป้อนใบเสร็จ”
- กดเลือก “สร้างใบเสร็จรับเงิน”
2.2 การสร้างใบเสร็จพิเศษ (หุ้น-หนี้)
-เลือกสมาชิกที่ต้องการออกใบเสร็จทางช่อง “Search (หมายเลข 1)” ด้านขวา
-ผู้ใช้สามารถกำหนดข้อมูลใบเสร็จ เช่น วันที่ได้จากช่องทางด้านซ้าย (หมายเลข 2)
-เมื่อเลือกสมาชิกมาแล้วโปรแกรมจะแสดงข้อมูลหุ้นรายเดือน และหนี้ของสมาชิกมาให้ (หมายเลข 3,4)
-ซึ่งผู้ใช้สามารถแก้ไขจำนวนเงินในช่อง “ค่าหุ้น(หมายเลข 4),รวมเป็นเงิน
(หมายเลข 3) ” ได้
-และยังสามารถลบรายการที่สมาชิกไม่ต้องการที่จะจ่ายได้ ดังนี้
- หากสมาชิกไม่ต้องการจ่ายค่าหุ้น ให้ติ๊กเครื่องหมายถูกหน้าค่าหุ้น(หมายเลข 4)ออก
- หากสมาชิกไม่ต้องการจ่ายหนี้บางสัญญา ให้เลือกที่ช่องสัญญานั้น และกดปุ่ม “ลบรายการที่เลือก”(หมายเลข 3.1) ทางด้านล่าง
-จากนั้นกด “บันทึก” ทางด้านล่างหากต้องการบันทึกข้อมูล หรือกด “บันทึก/พิมพ์” ด้านบน(กรอบชมพู) หากต้องการบันทึกข้อมูล และพิมพ์ใบเสร็จรับเงินให้สมาชิก